Ücretsiz oto servis formları: kabulden teslime 5 yazdırılabilir şablon
Bir aracın atölyedeki yolculuğu beş anda kâğıda geçer: aracı teslim alırken, işi tanımlarken, fiyatı verirken, bakımı yaparken ve aracı geri verirken. Aşağıdaki ücretsiz oto servis formları bu beş an için hazırlandı. Hepsi A4 tek sayfa, aynı düzende ve yazdırılabilir; ikisinin hesap yapan Excel sürümü de var.
Beş form, aracın atölyedeki beş anı
| An | Form | Ne kayda geçer | İndir |
|---|---|---|---|
| Aracı teslim alırken | Araç kabul formu | Hasar şeması, 15 maddelik kontrol, kilometre, yakıt, eşya | |
| İşi tanımlarken | İş emri formu | Şikâyet, yapılacak işler, tahmini tutar, ek iş onayı | PDF, Excel |
| Fiyat verirken | Servis teklif formu | Parça ve işçilik, KDV, geçerlilik, müşteri onayı | PDF, Excel |
| Bakım yaparken | Periyodik bakım kontrol listesi | 27 kalemde iyi, takip ya da değişti; kullanılan yağ ve parça | PDF, Excel |
| Aracı geri verirken | Araç teslim tutanağı | Yapılan işler, ödeme, 8 teslim kontrolü, garanti |
Formların hepsi ücretsizdir; çoğaltıp atölyenizde kullanabilirsiniz. Üst satıra atölyenizin adını ve telefonunu yazmanız ya da kaşenizi basmanız yeterli.
1. Araç kabul formu
Aracın geldiği andaki durumunu kayda geçirir. Formun ortasında üstten, yanlardan, önden ve arkadan çizilmiş bir araç şeması var; çizik, göçük, kırık, boya farkı, pas ve eksik parça harfle işaretlenir. Altında dış görünüş, kokpit, araç içi ve evrak için kontrol listesi bulunur. Formun nasıl doldurulacağını ve 15 maddenin her birini araç kabul formu rehberinde anlattık.
2. İş emri formu
Müşterinin şikâyetini, yapılacak işleri, tahmini tutar aralığını, söz verilen teslim zamanını ve iş sırasında çıkan ek işlerin onayını tek sayfada toplar. Excel sürümünde tutarlar kendiliğinden toplanır ve bütün iş emirlerini tek tabloda tuttuğunuz bir iş emri defteri sayfası vardır. Ayrıntısı: ücretsiz iş emri formu.
3. Servis teklif formu
İşe başlamadan önce müşteriye verilen kalem kalem fiyattır. Parça türü (orijinal, eşdeğer, müşterinin getirdiği) ayrı sütunda yazılır, KDV'nin dahil mi hariç mi olduğu işaretlenir, teklifin geçerlilik süresi ve müşterinin onayı aynı sayfada durur. Excel sürümü parça ve işçilik toplamını ayırır, KDV'yi ve genel toplamı hesaplar. Ayrıntısı: servis teklif formu.
4. Periyodik bakım kontrol listesi
Motor, sıvılar, lastik, fren ve yürüyen aksam, elektrik ve kabinde 27 kalem. Her kalem için iyi, takip edilmeli ya da değiştirildi işaretlenir. "Takip edilmeli" kalemler bir sonraki bakımda ya da hatırlatma mesajında ilk konuşulacak işlerdir. Excel sürümünde ayrıca her bakımı tek satırda tutan bir araç bakım geçmişi sayfası var. Ayrıntısı: periyodik bakım kontrol listesi.
5. Araç teslim tutanağı
Aracı müşteriye geri verirken yapılan işleri, takılan parçaları, ödemeyi ve kalan tutarı yazar. Kabuldeki hasar kaydıyla karşılaştırma, uyarı lambaları, eşyalar, anahtarlar ve sonraki bakım bilgisi gibi sekiz teslim kontrolü müşteriyle birlikte yapılır. Ayrıntısı: araç teslim tutanağı.
Formları birlikte kullanmak
Formlar aynı düzende hazırlandığı için birbirini tamamlar. Kabul formundaki hasar işaretleri teslim tutanağındaki "kabuldeki hasar kaydıyla karşılaştırıldı" kontrolünün dayanağıdır. İş emrindeki yapılacak işler teklif formunda fiyatlanır, teslim tutanağında yapılan işler olarak kapanır. Bakım listesindeki "takip edilmeli" kalemler teslim tutanağının öneriler satırına yazılır.
Pratik bir düzen şöyle olabilir:
- Kabulde araç kabul formunu ve iş emrini birlikte doldurun, müşteriye imzalatın.
- Teşhisten sonra fiyatı servis teklif formuyla verin, onayın nasıl alındığını yazın.
- Bakım işlerinde kontrol listesini doldurun, sonucunu müşteriye gösterin.
- Teslimde teslim tutanağını müşteriyle birlikte doldurun; formların hepsini iş emri numarasıyla birlikte dosyalayın.
Kâğıttan dijitale geçmek isterseniz
Kâğıt formlar hiç kayıt tutmamaktan çok daha iyidir. Atölye büyüdükçe iki sınırı görünür olur: eski bir işin formunu bulmak için klasör karıştırmak gerekir ve müşteri aracının durumunu öğrenmek için yine telefon eder.
Atölye Defteri bu beş formdaki bilgileri tek bir iş kaydında toplar: kabul fotoğrafları ve hasar şeması, yapılacak işler, ek iş onayı, tahsilat ve teslimdeki servis belgesi aynı yerde durur. Müşteri aracının durumunu kendi takip linkinden izler. Kâğıtla başlayıp sonra geçmek isterseniz 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; nasıl seçim yapılacağını oto servis programı nasıl seçilir yazısında anlattık.
Sık sorulan sorular
Bu formlar gerçekten ücretsiz mi?
Evet. Kayıt ya da e-posta istemeden indirebilir, çoğaltıp atölyenizde kullanabilirsiniz.
Formları kendi atölye adımla kullanabilir miyim?
Evet. Her formun üst satırında atölye adı ve telefonu için yer var; kaşenizi de basabilirsiniz. Excel sürümlerinde alanları ve kalemleri değiştirebilirsiniz.
Hangi formlar zorunlu?
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği tamire alınan mal için teslim belgesi ve iş bitince servis fişi düzenlenmesini öngörür; kabul formu ve teslim tutanağı bu belgelerin işini görebilir. Atölyenizin tabi olduğu hükümleri mali müşavirinize ya da meslek odanıza danışın.
Formlar telefondan doldurulabilir mi?
Excel dosyaları telefondaki tablo uygulamalarında açılır ama küçük ekranda doldurmak zordur. Telefondan kayıt tutmak isterseniz atölye için hazırlanmış bir program daha rahat olur.
