Araç teslim tutanağı: ücretsiz PDF örneği ve teslimde 8 kontrol

Formu indirin

• Araç teslim tutanağı, PDF (A4, tek sayfa, yazdırılabilir)

Form ücretsizdir; çoğaltıp atölyenizde kullanabilirsiniz. Atölyenizin adını ve telefonunu üst satıra yazmanız yeterli. Kabulde kullanmak için ücretsiz iş emri formunu ve araç kabul formunu da indirebilirsiniz; üçü aynı düzende hazırlandı.

Teslim tutanağı neden gerekli?

Teslim anı, atölyeyle müşteri arasındaki tartışmaların en çok çıktığı andır. "Bu çizik burada yoktu", "Bu parçayı değiştirmeniz gerekiyor muydu", "Eski parçam nerede", "Kalan parayı ne zaman ödeyecektim" soruları genellikle teslimde ya da birkaç gün sonra telefonda sorulur.

Tutanak bu soruların cevabını aracı verdiğiniz anda kâğıda geçirir. Müşteri yapılan işleri, takılan parçaları ve ödemeyi görüp imzalar. Kabulde tutulan hasar kaydıyla karşılaştırma da aynı anda, müşterinin gözü önünde yapılır.

Formda hangi bölümler var?

1. Müşteri ve araç: Aracı teslim alan kişinin adı, telefonu, plaka, marka ve model, teslim kilometresi ve yakıt seviyesi. Aracı sahibi yerine bir yakını alıyorsa "yetkili kişi" kutusu işaretlenir.
2. Yapılan işler ve takılan parçalar: Her satırda iş ya da parça, adet, parça türü ve tutar. Parça türü orijinal, eşdeğer ya da müşterinin getirdiği parça olarak yazılır. Değişen eski parçaların müşteriye verilip verilmediği ayrıca işaretlenir.
3. Ödeme: Ödeme şekli, toplam tutar, alınan ödeme ve kalan. Kalan varsa ödeme tarihi ve kesilen belgenin numarası yazılır.
4. Teslim kontrolü: Müşteriyle birlikte bakılan sekiz madde. Aşağıda tek tek anlattık.
5. Garanti ve notlar: İşçilik ve parça garantisi ile müşteriye yakında yapılması gereken işler için öneriler.

En altta müşterinin "aracımı yukarıdaki işler yapılmış ve eksiksiz olarak teslim aldım" diye imzaladığı alan ve teslim eden kişinin imzası vardır.

Teslimde müşteriyle birlikte bakılacak 8 kontrol

1. Şikâyet giderildi mi? Müşterinin geldiği sorunu ona gösterin ya da kısa bir deneme sürüşü yapın.
2. Kabuldeki hasar kaydıyla karşılaştırma: Kabulde işaretlenen çizik ve göçüklere birlikte bakın. Fotoğraf varsa telefondan gösterin.
3. Yeni çizik ya da hasar yok: Araç atölyede kaldığı sürede yeni bir iz oluşmadığını müşteriyle doğrulayın.
4. Uyarı lambası yanmıyor: Kontağı müşterinin önünde açın; arıza lambası kalmışsa sebebini açıklayın.
5. Araçta bırakılan eşya teslim edildi: Kabulde yazılan eşyaları geri verin.
6. Anahtarlar ve ruhsat teslim edildi: Yedek anahtar bırakıldıysa onu da unutmayın.
7. Araç içi temiz: Koltuk ve direksiyon kılıflarını çıkarın, paspasları yerine koyun.
8. Sonraki bakım bilgisi verildi: Sonraki bakımın kilometresini ya da tarihini hem forma hem de müşteriye söyleyin.

Doldurma örneği

Rakamlar yalnız örnektir.

Teslimde sık yapılan hatalar

• Ödemeyi sözlü bırakmak. Kalan tutar ve ödeme günü yazılmazsa birkaç hafta sonra iki taraf farklı rakam hatırlar. Tahsilatı düzenli takip etmek için veresiye ve tahsilat takibi yazısına bakabilirsiniz.
• Eski parçayı sormamak. Bazı müşteriler değişen parçayı görmek ister. Teslimde sormak, sonradan çıkacak şüpheyi önler.
• Kabul kaydına bakmadan teslim etmek. Kabuldeki hasar listesi teslimde açılmazsa tutulmasının da anlamı kalmaz.
• Sonraki bakımı söylememek. Müşterinin bir sonraki gelişini en kolay sağlayan bilgi budur. Hatırlatmanın nasıl yapılacağını periyodik bakım hatırlatma yazısında anlattık.

Kâğıt tutanaktan dijital teslime

Kâğıt tutanak, teslimi sözlü geçiştirmekten çok daha iyidir. Atölye büyüdükçe ise iki zorluk çıkar: eski tutanakları bulmak için klasör karıştırmak gerekir ve müşteri belgeyi çoğu zaman kaybeder.

Atölye Defteri'nde teslimle birlikte servis belgesi hazırlanır: yapılan işler, parçalar, tutarlar ve sonraki bakım tek belgede durur ve müşteriye görsel ya da PDF olarak gönderilebilir. Müşteri aynı bilgilere takip linkinden de ulaşır; kabulde çekilen fotoğraflar işin içinde kaldığı için karşılaştırma bir dokunuşla yapılır.

Sık sorulan sorular

Araç teslim tutanağı zorunlu mu?

Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği, tamiri biten mal için servis fişi düzenlenmesini öngörür. Teslim tutanağı yapılan işleri ve teslimi kayda geçirmenin pratik bir yoludur; resmî belge ve fatura yükümlülüklerinizi mali müşavirinize ya da meslek odanıza danışın.

Teslim tutanağı ile fatura aynı şey mi?

Hayır. Fatura vergi belgesidir; teslim tutanağı aracın hangi durumda ve hangi işlerle teslim edildiğini gösterir. Formdaki "fatura / belge no" alanına kesilen belgenin numarasını yazarak ikisini birbirine bağlayabilirsiniz.

Aracı sahibinden başkası alırsa ne yapmalı?

Formdaki "yetkili kişi" kutusunu işaretleyin, teslim alan kişinin adını ve telefonunu yazın. Araç sahibini teslimden önce arayıp haber vermek iyi bir alışkanlıktır.

Formu kendi atölye adımla kullanabilir miyim?

Evet. Üst satıra atölye adınızı ve telefonunuzu yazın ya da kendi kaşenizi basın. Form ücretsizdir ve çoğaltılabilir.