Oto servis programı nasıl seçilir? Almadan önce sorulacak 10 soru

Önce kendi atölyenize bakın

Program seçmeden önce bir hafta boyunca şu üç şeyi not alın: günde kaç araç giriyor, müşteri sizi günde kaç kez arıyor, ay sonunda kimden ne kadar alacağınız olduğunu bilmek için kaç dakika uğraşıyorsunuz. Bu üç sayı hangi özelliğin sizin için önemli olduğunu söyler.

Tek ustalı, günde iki üç aracın girdiği bir atölyeyle beş kişilik, kaporta boya da yapan bir servisin ihtiyacı aynı değildir. Birincisi için en büyük kazanç müşteri telefonlarının azalması olabilir, ikincisi için ekip içinde kimin hangi aracı aldığının görünmesi.

Kâğıt defter, Excel ve atölye programı arasındaki fark

Kâğıt defterde kayıtlar elle tutulur ve aranır. Excel’de tablo ve formüllerle çalışabilir, uygun paylaşım düzeniyle dosyaya birden fazla cihazdan erişebilirsiniz. Atölye programında araç, iş, müşteri ve tahsilat bağlantılarının nasıl kurulduğunu demoda kontrol edin.

Almadan önce sorulacak 10 soru

1. Telefonda rahat kullanılıyor mu?

Araç kaydı açmayı, fotoğraf eklemeyi ve iş durumunu değiştirmeyi telefondan deneyin. Ekranların atölyedeki kullanımınıza uygun olup olmadığını kontrol edin.

2. İş emri ve araç kabulü nasıl açılıyor?

Plakayı yazınca araç ve müşteri geliyor mu? Ruhsat fotoğrafından marka, model okunuyor mu? Kabulde kilometre, yakıt ve hasar notu alınabiliyor mu? İş emrinin içinde ne olması gerektiğini iş emri ve servis fişi rehberinde ayrıntılı anlattık.

3. Müşteri aracının durumunu nereden görüyor?

Müşterinin en çok sorduğu soru "arabam ne oldu" sorusudur. İyi bir program bu soruyu müşteri aramadan cevaplar: aracın hangi aşamada olduğunu gösteren bir takip sayfası ve kullanıcı tarafından gönderilen mesaj. Bunun neden işe yaradığını müşteriyi haberdar etmek yazısında anlattık.

4. Ek iş çıktığında onay yazılı kalıyor mu?

"Balatalar da bitmiş" cümlesi telefonda kaydedilmezse teslimde hangi iş ve tutar üzerinde anlaşıldığı belirsiz kalabilir. Programın ek işi müşteriye gösterip onayını kayda geçirmesi gerekir.

5. Tahsilat ve kalan borç görünüyor mu?

Kısmi ödeme, kalan borç ve ay sonu toplamı tek ekranda olmalı. Kısmi ödeme ve kalan alacağın nasıl kaydedileceğini veresiye ve tahsilat yazısında bulabilirsiniz.

6. Aracın geçmişi bir sonraki gelişte karşınıza çıkıyor mu?

Aynı araç altı ay sonra geldiğinde önceki iş, takılan parça ve kilometre görülebilmeli. Bu hem doğru teşhis koymayı hem de müşteriye "geçen sefer şunu değiştirmiştik" diyebilmeyi sağlar.

7. Bakım zamanı gelen müşteri kendiliğinden çıkıyor mu?

Bakım tarihini ve kilometreyi kaydedin. Programın yaklaşan bakımı hangi verilere göre hesapladığını, listede nasıl gösterdiğini ve mesajın kim tarafından gönderildiğini kontrol edin.

8. Ekip hesabı ve yetki var mı?

İki kişiden fazla çalışıyorsanız herkesin kendi girişi olmalı. Kimin hangi kaydı değiştirdiği görünmeli, kasa gibi alanlara yalnız yetki verdiğiniz kişi girebilmeli.

9. Verileriniz nerede duruyor, programdan çıkarsanız ne oluyor?

Yedeğin ne sıklıkla alındığını, veri kopyasının hangi biçimde teslim edildiğini ve abonelik bitince erişimin nasıl değiştiğini yazılı olarak sorun.

10. Fiyat neyi kapsıyor?

Kurulum ücreti, kullanıcı başına ücret, mesaj ücreti ve taahhüt süresi ayrı ayrı sorulmalı. "Ücretsiz" yazan programlarda neyin sınırlı olduğunu öğrenin. Paket değiştirme, iptal ve veriyi dışarı alma koşullarını da kontrol edin.

Deneme haftasında neye bakmalı?

Çoğu program deneme süresi ya da canlı demo sunar. Demoyu yalnız satış temsilcisinin ekranından izlemek yetmez; bir hafta boyunca gerçek işle denemek gerekir. Deneme haftası için basit bir plan:

1. Birinci gün: Atölyedeki araçları girin. Bir aracın kaydı kaç dakika sürdü, not edin.
2. İkinci gün: Bir müşteriye takip bağlantısı ya da bildirim gönderin. Müşteri ne dedi, anlayabildi mi?
3. Üçüncü gün: Bir ek iş için onay isteyin. Onay nereye kaydedildi, sonra bulabildiniz mi?
4. Dördüncü gün: Kısmi ödeme alın ve kalan borcu kontrol edin.
5. Beşinci gün: Ekipten birine kendi hesabıyla iş açtırın. Ona anlatmak kaç dakika sürdü?
6. Hafta sonu: Hafta boyunca kaç bilgilendirme yapıldığını, kaç kayıt açıldığını sayın.

Bu altı adımın sonunda programın atölyenize uyup uymadığını reklam broşüründen çok daha iyi bilirsiniz. Bir adımda takıldıysanız, satış ekibinden aynı işlemi göstermesini isteyin.

Programın maliyetini kendi hesabınızla değerlendirin

Programın kullanım bedelini tek başına değerlendirmek yanıltır. Asıl soru, programın atölyeye ne kazandırdığıdır. Bunu kendi rakamlarınızla kaba bir hesapla görebilirsiniz:

• Müşteriye durum bilgisi vermek için ne kadar süre harcıyorsunuz?
• Bakım listesini hazırlamak ve müşteriye ulaşmak için ne kadar süre harcıyorsunuz?
• Ay sonunda tahsil edilemeyen ya da unutulan alacak ne kadardı?
• Teslimde çıkan tartışmalarda kaç kez indirim yapmak zorunda kaldınız?

Deneme boyunca kayıt açma, bilgi bulma ve tahsilat takibi için harcadığınız süreyi not alın. Bu ölçümleri programın toplam ücreti ve kurulum kapsamıyla birlikte değerlendirin.

Ekibi programa alıştırmak

Program ne kadar iyi olursa olsun, ekip kullanmazsa defter geri gelir. Alışma döneminde işe yarayan birkaç kural:

• Kayıt yerini belirleyin: Yeni işleri nerede tutacağınızı ekiple netleştirin; iki yerde kayıt varsa karşılaştırma yöntemini belirleyin.
• Herkese kendi hesabını açın. Ortak şifre kullanılan programda kimin ne yaptığı görünmez ve işlem takibi zorlaşır.
• Bir sorumlu seçin. Ekipten programı en hızlı kavrayan kişi ilk ay diğerlerine yardım etsin.
• İlk hafta kayıtları birlikte kontrol edin. Yanlış girilen kayıt düzeltilir; önemli olan alışkanlığın oturmasıdır.

Muhasebe programından farkı

Oto servis programı atölyenin işini takip eder: araç, müşteri, iş, parça, tahsilat. Muhasebe programı ise resmî defterleri, vergiyi ve e-faturayı yönetir. Bazı programlar ikisini birleştirmeye çalışır, bazıları yalnız birini iyi yapar. Mali müşavirinizle çalışıyorsanız onun programı yerinde kalabilir; atölye programından ihtiyaç duyduğu dökümü alması yeter.

Atölye programından alınabilecek raporları ve muhasebe programına aktarım yöntemini mali müşavirinizle kontrol edin.

Geçiş nasıl yapılır?

Programı aldıktan sonra en sık yapılan hata, eski kayıtların hepsini bir anda aktarmaya çalışmaktır. Daha sağlıklı yol şudur:

1. İlk gün yalnız atölyede o an bulunan araçları girin.
2. İlk hafta yeni gelen her aracı programdan açın, deftere yazmayı bırakın.
3. Eski müşteriler geldikçe kayıtlarını oluşturun; kimse için geçmişi zorla doldurmayın.
4. Birinci ayın sonunda tahsilat ve alacak listesini programdan çıkarın, defterle karşılaştırın.

Geçiş sonunda yeni kayıtların nerede tutulacağını ekiple netleştirin ve iki yerde tutulan kayıtları karşılaştırın.

Atölye Defteri bu soruların neresinde duruyor?

Atölye Defteri bu listeyi yazan ekibin programı, dolayısıyla tarafsız olduğumuzu iddia etmiyoruz. Ama cevaplarımızı açıkça yazabiliriz: telefonda tarayıcıyla çalışır, uygulamayı cihazınıza yüklemeniz gerekmez, her müşteriye kendi takip sayfasını açar, ek işi müşteri onayına sunar, tahsilatı ve kalan borcu tutar, bakım zamanı gelen müşteriyi listeye düşürür. E-fatura kesmez ve muhasebe programının yerine geçmez. Aboneliği bırakırsanız defterinizin tam kopyasını size teslim ederiz.

Sık sorulan sorular

Oto servis programı ne işe yarar?

Atölyeye giren aracı, yapılacak işi, kullanılan parçayı, müşterinin ödemesini ve işin hangi aşamada olduğunu tek yerde tutar. İyi bir program bunlara ek olarak müşteriyi bilgilendirir, bakım zamanı gelen aracı listeler ve önceki işlerin incelenmesini sağlar.

Ücretsiz oto servis programı kullanılır mı?

Kullanılabilir, ama neyin sınırlı olduğuna bakmak gerekir: araç sayısı, kullanıcı sayısı, yedek ve verinizi dışarı alma hakkı. Ücretsiz programlarda verinizin nerede durduğu ve programın ne kadar süre destekleneceği en önemli sorudur.

Bilgisayar bilmeyen usta kullanabilir mi?

İlk araç kaydınızı demo sırasında telefondan açmayı deneyin. Zorlandığınız alanları kurulumdan önce sorun; gerekli desteği ve ekip eğitiminin kapsamını öğrenin.

Program internetsiz çalışır mı?

Sunucudan çalışan programlarda kayıt açmak ve güncel bilgileri görmek için internet bağlantısı gerekir. Çevrimdışı kullanım sunuluyorsa hangi işlemleri kapsadığını demoda kontrol edin.