Ücretsiz iş emri formu: yazdırılabilir PDF ve Excel örneği
Aşağıdaki iş emri formu oto servis ve tamirhaneler için hazırlandı: müşteri ve araç bilgisi, şikâyet, kabul tespiti, yapılacak işler, tahmini ücret, ek iş onayı ve imza tek sayfada. Yazdırılabilir PDF ve tutarları kendisi toplayan Excel sürümü ücretsizdir, kayıt istemez.
Formu indirin
Form ücretsizdir; çoğaltıp atölyenizde kullanabilirsiniz. Atölyenizin adını ve telefonunu formun üst satırına yazmanız yeterli.
Aynı düzende hazırlanan diğer ücretsiz formlar: araç kabul formu, araç teslim tutanağı, periyodik bakım kontrol listesi ve servis teklif formu.
Formda hangi bölümler var?
Form, iş emrinde bulunması gereken bilgileri beş bölümde toplar. Bölümlerin neden önemli olduğunu iş emri ve servis fişi rehberinde ayrıntılı anlattık; burada kısaca:
- Müşteri ve araç: Ad soyad, telefon, plaka, marka ve model, model yılı, şasi numarası, geliş kilometresi ve yakıt seviyesi. Şasi numarası parça siparişinde, kilometre ve yakıt teslimdeki tartışmalarda işe yarar.
- Şikâyet: Müşterinin cümlesi kendi ağzından yazılır. "Soğukta ilk çalıştırmada tıkırtı geliyor" cümlesi, "motor sesi" notundan çok daha fazla ipucu verir. Ek talepler ayrı satırdadır.
- Kabul tespiti: Araç gelirken var olan çizik, göçük, kırık far, cam çatlağı ve araçta bırakılan eşya. Bu bölüm teslimde "bu çizik burada yoktu" tartışmasını önler. Hangi noktalara bakılacağını araç kabul kontrol listesi yazısında bulabilirsiniz.
- Yapılacak işler ve parçalar: İş ya da parça, adet ve tahmini tutar. Altında tahmini toplam aralığı, söz verilen teslim zamanı ve "tutar aşılacaksa önce aranır" kutusu var.
- Ek iş onayı: İşin ortasında çıkan işin tutarı, onayın ne zaman ve nasıl alındığı. Sözlü onayın yazılı izini bırakmanın en basit yolu budur; ayrıntısı fiyat teklifi ve ek iş onayı yazısında.
Formun en altında müşterinin "tahmini tutarı ve kabul tespitini gördüm" diye imzaladığı alan ve aracı teslim alan kişinin imzası vardır.
Doldurma örneği
Formu ilk kez kullanacaklar için kısa bir örnek. Rakamlar yalnız örnektir.
| Alan | Örnek |
|---|---|
| İş emri no | 2026-0412 |
| Araç | 2017 model hatchback, 128.450 km, çeyrek depo |
| Şikâyet | Fren yaparken ön taraftan gıcırtı, son bir haftadır |
| Ek talep | Periyodik bakım |
| Kabul tespiti | Sağ arka kapıda 5 cm çizik, fotoğraf çekildi |
| Yapılacak işler | Ön balata, yağ ve filtreler |
| Tahmini toplam | 4.000 ile 5.500 TL arası, üstü için önce aranacak |
| Söz verilen teslim | Yarın 17.00 |
| Ek iş | Ön disk değişimi, telefonla onaylandı, saat 14.20 |
Excel dosyasındaki iki sayfa
İş emri formu sayfası PDF ile aynı bölümleri taşır ve A4'e tek sayfa olarak yazdırılır. Yapılacak işler tablosunda adet ve birim tutarı yazdığınızda satır tutarı ve toplam kendiliğinden hesaplanır. Yakıt seviyesi, fotoğraf ve onay yöntemi açılır listeden seçilir.
İş emri defteri sayfası her iş emrini tek satırda tutar: numara, tarih, plaka, müşteri, şikâyet, durum, tahmini tutar, alınan ödeme ve teslim tarihi. Kalan tutar kendiliğinden hesaplanır, durum sütunu "Kabul, Teşhis, Parça bekliyor, Tamirde, Teslime hazır, Teslim edildi" seçeneklerinden seçilir. Sütun başlıklarındaki filtreyle "parça bekleyen araçlar" ya da "kalan borcu olanlar" tek tıkla listelenir.
Yazdırırken ve kullanırken dikkat edilecekler
- İki nüsha basın. Biri imzalandıktan sonra müşteriye verilir, diğeri atölyede kalır.
- Numarayı sırayla verin. Yıl ve sıra numarası (2026-0412 gibi) eski bir işi bulmayı kolaylaştırır.
- Kabul tespitini atlamayın. Acele bir günde en çok boş bırakılan bölüm budur; teslimdeki tartışma da en çok buradan çıkar.
- Ek iş onayını anında yazın. Telefonla alınan onayı aynı dakika forma işleyin, saatini not edin.
- Formları dosyalayın. Numara sırasıyla saklanan formlar, aynı araç tekrar geldiğinde geçmişe bakmanızı sağlar.
Kâğıt formun sınırları
Kâğıt iş emri, hiç kayıt tutmamaktan çok daha iyidir. Ama atölye büyüdükçe üç sınırı belirginleşir: eski bir işi bulmak için klasör karıştırmak gerekir, müşteri aracının durumunu görmek için yine telefon eder ve telefonla alınan ek iş onayı forma işlenmezse kaybolur.
Atölye Defteri bu formdaki bilgileri telefondan kaydetmenizi sağlar. Plaka yazınca eski müşteri ve araç gelir, kabul fotoğrafları işin içinde durur, ek iş müşterinin telefonundaki takip sayfasından onaylanır ve onay kayda geçer. Kalan borç ve aracın geçmişi bir aramayla bulunur. Kâğıtla başlayıp sonra geçmek isterseniz 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; geçişin nasıl yapılacağını oto servis programı nasıl seçilir yazısında anlattık.
Sık sorulan sorular
İş emri formu zorunlu mu?
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği, tamire alınan mal için teslim alındığını gösteren bir belge ve iş bitince servis fişi verilmesini öngörür. İş emri formu teslim alma belgesinin işini görebilir. Atölyenizin tabi olduğu hükümleri mali müşavirinize veya meslek odanıza danışın.
Formu kendi atölye adımla kullanabilir miyim?
Evet. PDF'te atölye adı ve telefonu için üst satır var; Excel'de bu alanları doğrudan yazabilir, dilerseniz sütunları kendi işinize göre değiştirebilirsiniz.
Excel'de toplam kendiliğinden hesaplanıyor mu?
Evet. Form sayfasında adet ve birim tutar yazıldığında satır tutarı ve toplam, defter sayfasında tahmini tutar ve alınan ödeme yazıldığında kalan tutar hesaplanır.
Telefondan doldurulabilir mi?
Excel dosyası telefondaki tablo uygulamalarında açılır ama küçük ekranda doldurmak zordur. Telefondan kayıt tutmak istiyorsanız iş emri ve takip için hazırlanmış bir program daha rahat olur.
