Araç kabul formu: aracı teslim alırken bakılacak 15 nokta
Araç kabul formu, aracın teslim alındığı andaki durumunu kayda geçirir. Mevcut hasarı, kilometreyi, yakıtı ve müşterinin şikâyetini yazın; fotoğrafları aynı iş kaydına ekleyin. Bu bilgiler teslim sırasında önceki durumla karşılaştırılabilir.
Araç kabulünde neyi kayda alırsınız?
Aracı alırken acele edilse de mevcut hasarı ve müşteri şikâyetini kaydetmek için zaman ayırın. Teslimde aynı kayıttan aracın kabuldeki durumuna bakabilirsiniz.
Kabulün amacı aracın o anki halini iki tarafın da kabul ettiği şekilde kayda geçirmektir. Kayıt, tarihli fotoğraf ve müşterinin onayı birlikte tutulursa teslim sırasında karşılaştırma yapılabilir.
15 maddelik araç kabul kontrol listesi
Dış görünüş
- Kaporta: Dört yanı ve tavanı dolaşın, çizik ve göçükleri işaretleyin.
- Tamponlar: Alt kısımlardaki sürtmeler en çok atlanan yerdir.
- Camlar: Ön camdaki taş izi ve çatlak, ileride büyürse sorun olur.
- Farlar ve stoplar: Kırık, matlaşmış ya da içine su almış olanları not edin.
- Jantlar ve lastikler: Jant sürtmesi ve lastik diş durumu.
- Aynalar: Kapak kırığı, cam çatlağı.
Kokpit ve gösterge
- Kilometre: Gösterge fotoğrafıyla birlikte.
- Yakıt seviyesi: Çeyrek, yarım, dolu. Test sürüşü yapılacaksa ayrıca belirtin.
- Uyarı lambaları: Kontak açıkken yanan arıza lambalarını fotoğraflayın.
- Klima ve cam düğmeleri: Çalışmayan bir şey varsa kabulde yazın.
Araç içi
- Eşyalar: Çocuk koltuğu, el çantası, şarj aleti. Müşteriden almasını isteyin ya da listeye yazın.
- Paspas ve bagaj: Stepne, kriko, yangın tüpü, ilk yardım çantası.
- Döşeme: Yanık, yırtık, leke.
Müşteriyle konuşma
- Şikâyetin kendisi: Ne zaman başladı, hangi durumda oluyor, sesi taklit edebilir mi?
- Ulaşma ve onay: Hangi numaradan aranacak, hangi tutara kadar sormadan işe girilebilir.
Fotoğrafla kayıt: doğru yöntem
Fotoğrafta hasarın kendisi ve araçtaki yeri anlaşılabilmelidir.
- Aracın dört köşesinden birer genel fotoğraf çekin. Görünür hasar yoksa da kabul durumunu fotoğraflayın.
- Her hasarı iki kez çekin: biri yakından, biri parçanın tamamını gösterecek kadar uzaktan.
- Fotoğraflar iş emrine bağlı dursun. Ustanın kişisel telefonunda kalan fotoğraf, usta işten ayrıldığında kaybolur.
- Fotoğrafları müşteriye gösterin. Kabul kaydına ilişkin onay gerekiyorsa ayrıca alın; fotoğrafı görmek onay vermekle aynı şey değildir.
Hasar şeması kâğıttan kolay
Kâğıt formlarda aracın üstten çizimi bulunur ve hasar kalemle işaretlenir. Dijital kabulde aynı şema ekranda durur: parçaya dokunursunuz, hasarın türünü seçersiniz. Bunun iki faydası vardır. Birincisi, işaret okunaklıdır. İkincisi, müşteri aynı şemayı kendi telefonundan görebilir.
Test sürüşü kuralı
Bazı arızalar ancak yolda anlaşılır. Test sürüşü yapılacaksa kabulde müşteriye söyleyin ve iş emrine yazın: "Arıza tespiti için yaklaşık 5 km test sürüşü yapılacak." Test sürüşü öncesi ve sonrası kilometreyi not etmek, "aracım fazla kullanılmış" konusunda karşılaştırma yapmayı sağlar. Test sürüşünü aracı tanıyan ve ehliyeti olan bir ustanın yapması, kişisel işler için araç kullanılmaması da yazılı bir atölye kuralı olmalı.
Elektrikli ve hibrit araçlarda kabul
Elektrikli ve hibrit araçlarda kabul listesi biraz değişir:
- Yakıt yerine batarya şarj yüzdesi ve tahmini menzil not edilir.
- Şarj kablosu araçta mı, müşteride mi, listeye yazılır.
- Yüksek voltaj uyarı lambaları fotoğraflanır.
- Aracın atölyede şarj edilip edilmeyeceği müşteriyle konuşulur.
Yüksek voltaj sistemine yapılacak her müdahale bu araçlar için eğitim almış personel ve uygun ekipman gerektirir. Atölyenizde bu yetkinlik yoksa kabulde bunu açıkça söylemek, ileride çıkacak bir sorunu baştan önler.
Kabul alanını düzenlemek
Kabulün kalitesi, nerede yapıldığına da bağlıdır. Karanlık bir köşede, aracın yarısı dışarıda yapılan kabulde çizikler görünmez. İyi bir kabul alanı için:
- Aydınlık ve aracın etrafında dolaşılabilen bir yer
- Duvarda asılı kabul listesi ve bir kalem
- Fotoğraf çekmek için telefon ya da tablet
- Müşterinin beklerken oturabileceği bir yer
Kabul sırasını ekiple paylaşın ve eksik bırakılan alanları düzenli kontrol edin.
Kabul listesini atölyenize göre ayarlayın
Bu 15 madde genel bir başlangıçtır. Kaporta boya yapan atölye boya kalınlığını, lastikçi diş derinliğini, oto elektrikçi akü voltajını listesine ekler. Listeyi bir kez yazın, her araçta aynı sırayla bakın. Sabit sıra, hangi maddelerin kontrol edildiğini takip etmeyi kolaylaştırır.
Kabul bittikten sonra
Kabul bittiğinde müşteriye tahmini teslim zamanını, tahmini tutarı ve durumu nereden takip edeceğini açıklayın. Araç durumunu bildirme yazısında iletişim yöntemlerini, iş emri ve servis fişi rehberinde kabul bilgilerinin belgeye nasıl aktarılacağını bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Araç kabul formu ile iş emri aynı şey mi?
Çoğu atölyede aynı kâğıttır. Kabul bölümü aracın gelişteki halini, iş emri bölümü yapılacak işi yazar. Ayrı tutulursa da birbirine bağlı olmalıdır: aynı numara, aynı araç, aynı tarih.
Müşteri acele ediyorsa kabulü atlayabilir miyim?
Atlamayın, kısaltın. Dört köşeden fotoğraf, kilometre ve yakıt fotoğrafı, müşterinin şikâyeti ve telefon numarası. Yoğunlukta önce bu bilgileri kaydedin; kontrol listesinin kalanını da iş başlamadan tamamlayın.
Müşteri hasar tespitini kabul etmezse ne olur?
Fotoğrafı birlikte bakarak çekmek bu durumu çoğunlukla önler. Yine de itiraz ederse itirazını iş emrine not edin; teslimde aynı fotoğraflara birlikte bakarsınız.
Araçtaki değerli eşyalardan atölye sorumlu mu?
Bunun cevabı hukuki bir sorudur ve duruma göre değişir. Pratikte en doğru yol, değerli eşyayı kabulde müşteriye geri vermek ya da listeye yazıp müşteriye göstermektir.
