Servis teklif formu: KDV'yi kendisi hesaplayan ücretsiz Excel ve PDF
Servis teklif formu, müşteriye işe başlamadan önce hangi parçanın ve işçiliğin ne kadar tutacağını yazılı olarak bildirir. Aşağıdaki ücretsiz form parça ve işçiliği ayrı satırlarda toplar, KDV'yi ve genel toplamı gösterir, süreyi, garantiyi ve müşterinin onayını aynı sayfada kayda geçirir.
Formu indirin
- Servis teklif formu, PDF (A4, tek sayfa, yazdırılabilir)
- Servis teklif formu, Excel (toplam ve KDV hesaplı)
Form ücretsizdir; çoğaltıp atölyenizde kullanabilirsiniz. Atölyenizin adını ve telefonunu üst satıra yazmanız yeterli.
Teklif neden yazılı ve kalem kalem verilmeli?
Sözlü verilen "yedi bin civarı" teklifi, iş bitince iki taraf farklı hatırlar. Kalem kalem yazılmış teklifte ise müşteri neye ödediğini görür, gerekirse bir kalemi erteler ve pazarlık yerine karar verir. Teklifin nasıl hazırlanacağını ve ek iş onayının inceliklerini fiyat teklifi ve ek iş onayı yazısında ayrıntılı anlattık; bu form o yöntemi tek sayfaya döker.
Formda hangi bölümler var?
- Müşteri ve araç: Ad soyad ya da firma, telefon, plaka, marka ve model, kilometre, müşterinin şikâyeti ve sizin tespitiniz. Tespit satırı, teklifin neden verildiğini açıklar: "Ön balatalarda 2 mm kalmış, disk yüzeyi çizik" gibi.
- Parça ve işçilik: On iki satırlık tabloda her kalemin adı, parça türü, adedi, birim fiyatı ve tutarı. Altında parça toplamı, işçilik toplamı, KDV ve genel toplam.
- Süre ve koşullar: Tahmini iş süresi, parça temin süresi, işçilik ve parça garantisi, ödeme koşulu ve "teklif dışında bir ihtiyaç çıkarsa önce aranır" kutusu.
- Müşteri onayı: Teklifin tamamı mı, yalnız bazı kalemler mi onaylandı, yoksa onaylanmadı mı; onayın tarihi, saati ve nasıl alındığı.
Parça türünü neden yazmalı?
Aynı parçanın orijinal ve eşdeğer muadili arasında fiyat farkı büyük olabilir. Teklifte parça türü yazılmazsa müşteri iki atölyenin teklifini karşılaştırırken farkı göremez, siz de pahalı görünürsünüz. Formdaki "parça türü" sütununa orijinal, eşdeğer ya da müşterinin getirdiği parça yazın. Müşteri bütçesine göre seçim yapmak isterse aynı kalemi iki satırda iki türle de verebilirsiniz.
KDV dahil mi, hariç mi?
Teklifte en sık karışan konu budur. Formda "fiyatlara KDV dahil / hariç" kutusu vardır; hangisini işaretlediğiniz genel toplamın nasıl okunacağını belirler.
Excel sürümünde bu seçim açılır listeden yapılır ve KDV oranı ayrı bir hücrede durur. "Hariç" seçiliyse KDV ara toplamın üstüne eklenir; "dahil" seçiliyse tutarların içindeki KDV ayrıca gösterilir ve genel toplam değişmez. Oranı işinize göre değiştirebilirsiniz.
Örnek teklif
Rakamlar yalnız örnektir.
| Kalem | Tür | Adet | Birim | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| Ön fren balatası | Eşdeğer | 1 takım | 1.800 TL | 1.800 TL |
| Ön fren diski | Orijinal | 2 | 1.300 TL | 2.600 TL |
| Fren hidroliği | Eşdeğer | 1 | 450 TL | 450 TL |
| Fren bakımı işçiliği | İşçilik | 1 | 1.400 TL | 1.400 TL |
Bu örnekte parça toplamı 4.850 TL, işçilik 1.400 TL. KDV hariç verildiyse genel toplam KDV eklenerek hesaplanır. Teklifin geçerliliği "7 gün" olarak yazılırsa parça fiyatı değiştiğinde yeni teklif vermeniz kolaylaşır.
Onayı nasıl almalı?
- Yüz yüze: Müşteri formun altındaki onay kutusunu işaretleyip imzalar.
- Telefonla: Onayın tarihini, saatini ve "telefon" yolunu forma aynı dakika yazın.
- Mesajla: Teklifin fotoğrafını ya da PDF'ini gönderin, gelen "onaylıyorum" mesajını saklayın.
Müşteri kalemlerin yalnız bir kısmını onaylarsa onaylanan kalemlerin numarasını yazın. Onaylanmayan kalem "takip edilmeli" olarak bir sonraki bakımda yeniden konuşulur; periyodik bakım kontrol listesi bu kalemleri kaybetmemeniz için hazırlandı.
Kâğıt tekliften dijital onaya
Kâğıt ya da Excel teklif, sözlü fiyattan çok daha iyidir. Zorluk, iş sırasında çıkan ek işte başlar: müşteri atölyede değildir, telefonla verilen onay yazıya geçmezse teslimde tartışma çıkar.
Atölye Defteri'nde ek iş, tutarıyla birlikte müşterinin telefonundaki takip sayfasına gönderilir. Müşteri onaylar ya da reddeder; cevap saatiyle kayda geçer ve tutar iş kaydına eklenir. Teslimde hazırlanan servis belgesi de onaylanan kalemleri gösterir.
Sık sorulan sorular
Servis teklifi ne kadar süre geçerli olmalı?
Yasal bir süre yoktur; parça fiyatlarının değişkenliğine göre atölye belirler. Pek çok atölye 7 ile 15 gün arasında bir süre yazar. Süreyi formdaki "geçerlilik" alanına yazmanız yeterli.
Teklif fatura yerine geçer mi?
Hayır. Teklif işe başlamadan önce verilen fiyat bilgisidir; iş bitince yasal belge ve faturanın düzenlenmesi gerekir. Yükümlülüklerinizi mali müşavirinize danışın.
Excel'de KDV oranını değiştirebilir miyim?
Evet. KDV oranı ayrı bir hücrede durur; değiştirdiğinizde KDV ve genel toplam kendiliğinden yeniden hesaplanır.
Müşteri teklifin bir kısmını onaylarsa ne yapmalı?
Formdaki "yalnız işaretlediğim kalemleri onaylıyorum" kutusunu işaretleyip onaylanan kalemlerin numarasını yazın. Onaylanmayan kalemleri teslimde ve bir sonraki bakımda yeniden hatırlatın.
