Oto tamirde fiyat teklifi nasıl verilir, ek iş onayı nasıl alınır?
Tamir sırasında ek iş çıktığında yapılacak işlemi ve tutarı müşteriye açıklayın. Fiyat teklifini kalem kalem yazıp onayı aynı kayda eklemek, teslimde hangi iş ve tutar üzerinde anlaşıldığını kontrol etmeyi sağlar.
Fiyat teklifi neden kalem kalem verilmeli?
"Toplam 7.000 TL" diyen teklif ile "Ön balata 1.800, disk 2.600, işçilik 1.400, bakım malzemesi 1.200" diyen teklif aynı tutardır. Ama ikincisini gören müşteri neye ödediğini bilir, gerekirse bir kalemi erteleyebilir ve pazarlık yerine karar verir.
Kalem kalem teklifin atölyeye faydası da vardır: teslimde fatura teklifle karşılaştırıldığında farkın nereden geldiği hemen görünür.
İyi bir teklifte ne olur?
| Bölüm | Ne yazılır |
|---|---|
| Parçalar | Her parça ayrı satırda, adedi ve birim fiyatıyla |
| Parça türü | Orijinal, eşdeğer ya da çıkma; müşterinin seçimi |
| İşçilik | Tahmini süre ya da sabit iş ücreti |
| Vergi | KDV dahil mi hariç mi, açıkça |
| Geçerlilik | Parça fiyatı değişebiliyorsa kaç gün geçerli |
| Öncelik | "Hemen gerekli" ve "bir sonraki bakımda yapılabilir" ayrımı |
İşin önceliğini teknik bulguya göre açıklayın. Ertelenebilecek işlem varsa önerilen kontrol zamanını teklife yazın.
Ek iş: tamir sırasında ortaya çıkan sürpriz
Araç söküldüğünde başka bir sorun çıkması olağandır: yağ değişiminde patlak bir körük, balata değişiminde aşınmış disk. Burada üç yol vardır.
- Sormadan yapmak. En kolayı gibi görünür, en çok tartışma çıkaranıdır.
- Telefonla sormak. Müşteri "tamam" der, teslimde tutarı görünce "o kadar olacağını söylememiştiniz" der.
- Yazılı onay almak. Ek iş, fiyatı ve fotoğrafıyla müşteriye gider, müşteri onaylar, onay kayda geçer.
Yazılı onayda müşterinin gördüğü iş, tutar ve cevap birlikte saklanır.
Onay sınırı: kabulde konuşulması gereken cümle
Kabul sırasında müşteriye şunu sorun: "Söktüğümüzde başka bir şey çıkarsa, kaç liraya kadar sormadan yapmamı istersiniz?" Cevabı iş emrine yazın. Küçük işlerde (bir ampul, bir silecek) zaman kaybetmezsiniz, büyük işlerde de her zaman sorarsınız. Kabulde konuşulacak diğer başlıklar araç kabul kontrol listesinde.
Onay isteği nasıl yazılır?
Bu mesajda müşterinin karar vermesi için gereken her şey var: ne bulundu, kanıtı, tutarı, zamana etkisi ve onaylamazsa ne olacağı.
Onay neden yazılı kalmalı?
Telefonda verilen onay iki kişinin hafızasında yaşar ve iki hafıza aynı şeyi hatırlamaz. Yazılı onayda ise şunlar sabittir: hangi iş, hangi tutar, ne zaman, kim onayladı. Bu kayıt hem müşteriyi hem atölyeyi korur.
Dijital onayın ek bir faydası daha vardır: müşteri işyerindeyken, toplantıdayken ya da yoldayken telefonu açamayabilir ama mesajı okuyup tek dokunuşla onay verebilir. Usta, cevabı iş kaydından kontrol edebilir.
Orijinal, eşdeğer, çıkma: seçimi müşteriye bırakın
Aynı parçanın farklı fiyatlarda seçenekleri olduğunda kararı müşteri vermeli. Teklifte iki seçeneği yan yana yazmak hem şeffaflık sağlar hem de fiyat itirazını azaltır:
| Kalem | Orijinal | Eşdeğer |
|---|---|---|
| Ön balata | 2.400 TL | 1.600 TL |
| Ön disk (çift) | 3.800 TL | 2.600 TL |
| İşçilik | 1.400 TL | 1.400 TL |
Rakamlar örnektir. Parça seçeneklerini ve özelliklerini açıklayın, müşterinin seçimini iş emrine yazın. Seçimin kayda alınması, kullanılan parçanın daha sonra kontrol edilmesini sağlar.
Sigorta ve kasko işlerinde onay
Kasko ya da trafik sigortası kapsamındaki işlerde onay zinciri uzar: müşteri, sigorta şirketi ve çoğu zaman bir eksper işin içindedir. Bu işlerde iki şeyi baştan netleştirin:
- Sigortanın karşılamadığı bir kalem çıkarsa (muafiyet, kapsam dışı parça) farkı kim ödeyecek?
- Eksper onayı gelmeden işe başlanacak mı?
Bu iki sorunun cevabını iş emrine yazmak, sigorta onayı geciktiğinde ya da kısmi onay geldiğinde ödeme ve onay koşullarını daha sonra kontrol etmeyi sağlar. Sigorta işlemlerinin ayrıntıları şirketten şirkete değişir; anlaşmalı olduğunuz şirketlerin kurallarını ayrıca takip etmek gerekir.
Teklifi takip etmek
Verilen her teklif işe dönüşmez. Müşteri "düşüneyim" dediyse bir hafta sonra kısa bir mesajla hatırlatın. Teklifin ne kadarının işe dönüştüğünü bilmek de işe yarar: tekliflerin çoğu kabul edilmiyorsa sorun fiyatta, anlatımda ya da güvende olabilir.
Onaylanmayan ek iş
Müşteri ek işi onaylamazsa bunu da kayda geçirin: "Ön diskler sınırda, müşteri bir sonraki bakımda değiştirilmesini istedi." Bu not iki işe yarar. Birincisi, ileride doğabilecek bir sorunda uyarıyı yaptığınızı gösterir. İkincisi, bir sonraki gelişte işi hatırlatır. Bunu düzenli yapmanın yolu periyodik bakım hatırlatma yazısında.
Sık sorulan sorular
Fiyat teklifi vermek zorunda mıyım?
Her iş için yazılı teklif yasal bir zorunluluk olmayabilir, ama üzerinde anlaşılan işi ve tutarı kayda geçirir. Özellikle sökmeden bilinmeyen işlerde tahmini bir aralık ve onay sınırı yazmak yeterli olur.
Müşteri teklifi kabul etmeyip aracı almak isterse ne olur?
Yapılan teşhis ve söküm için ücret alınacaksa bunu kabulde söylemek gerekir. Teklifte "teşhis ücreti" ayrı bir satır olarak durursa müşteri bu bedeli işe başlamadan görebilir.
Ek iş onayını WhatsApp'tan almak yeterli mi?
WhatsApp mesajı da yazılı bir kayıttır, ama sohbetler arasında kaybolabilir ve iş emrine bağlı durmaz. Onayın işin kendisine bağlı olarak saklanması, bir yıl sonra aranınca bulunmasını sağlar.
Parça fiyatı teklif verdikten sonra değişirse ne yapmalıyım?
Teklife geçerlilik süresi yazın. Süre içinde fiyat değiştiyse işe başlamadan müşteriye yeni tutarı bildirin ve onayını yeniden alın.
