Oto servis iş emri nasıl hazırlanır? Servis fişinde neler olmalı
Aracı teslim alırken açılan iş emri yapılacak işleri, iş bitince verilen servis fişi ise yapılan işlemleri kaydeder. Müşteri şikâyeti, tutar ve onay bilgileri aynı kayıtta tutulduğunda kabulde ne konuşulduğuna sonradan bakabilirsiniz.
İş emri nedir, neden önemlidir?
İş emri, aracın atölyeye girdiği anda açılan ve ne yapılacağını yazan belgedir. Müşterinin şikâyetini, ustanın ilk tespitini, tahmini ücreti ve teslim zamanını tek sayfada toplar. Atölyede kimin hangi aracı aldığını, hangi işin beklediğini de iş emirlerinden takip edersiniz.
İş emrine müşterinin şikâyetini, kabul durumunu ve yapılacak işleri yazın. İşi devralan usta veya daha sonra kayda bakan kişi bu bilgileri okuyabilir.
İş emrinde bulunması gereken bilgiler
Bir iş emrini eksiksiz yapan bilgiler beş grupta toplanır.
Müşteri ve araç
- Müşterinin adı soyadı ve telefonu
- Plaka, marka, model, model yılı
- Şasi numarası (parça siparişi için çok işe yarar)
- Geliş kilometresi ve yakıt seviyesi
Şikâyet ve talep
Müşterinin cümlesini kendi ağzından yazın: "Soğukta ilk çalıştırmada tıkırtı geliyor." Bunu "motor sesi" diye kısaltırsanız teşhisi yapan usta ipucunu kaybeder. Müşterinin ayrıca istediği işler (yağ değişimi, silecek) ayrı satırda durmalı.
Kabul tespiti
Araçta önceden olan çizik, göçük, kırık far, eksik paspas. Bu bölüm, teslim sırasında aracın kabuldeki durumuyla karşılaştırma yapmak içindir. Ayrıntısını araç kabul kontrol listesi yazısında verdik.
Tahmini ücret ve süre
Kesin fiyat çoğu zaman sökmeden bilinmez. Yine de bir aralık ve "şu tutarı geçerse önce sizi ararım" sınırı yazılmalı. Bu sınır, ileride çıkacak ek işin onayını da kolaylaştırır. Nasıl yapılacağını fiyat teklifi ve ek iş onayı yazısında anlattık.
İmza ya da onay
Müşterinin imzası, tahmini fiyatı ve kabul tespitini gördüğünü gösterir. Dijital iş emrinde bu imza ekrana atılır ya da müşteriye giden bağlantıdan onaylanır.
Örnek iş emri
| Alan | Örnek |
|---|---|
| İş emri no | 2026-0412 |
| Müşteri | Ahmet Y., 05xx xxx xx xx |
| Araç | Örnek plaka, 2017 model hatchback, 1.4 benzinli |
| Geliş km / yakıt | 128.450 km, çeyrek depo |
| Şikâyet | Fren yaparken ön taraftan gıcırtı, son bir haftadır |
| Ek talep | Periyodik bakım (yağ, yağ filtresi, hava filtresi) |
| Kabul tespiti | Sağ arka kapıda 5 cm çizik, ön tampon altında sürtme |
| Tahmini ücret | Bakım + ön balata: 4.000 ile 5.500 TL arası, üstü için önce aranacak |
| Teslim | Yarın saat 17.00 |
Tablodaki tutarlar yalnız örnektir; kendi fiyatınızı yazarsınız.
Servis fişi nedir, iş emrinden farkı ne?
İş emri işe başlarken açılır ve yapılacak işi yazar. Servis fişi iş bitince düzenlenir ve yapılan işi yazar: hangi parça takıldı, kaç saat işçilik harcandı, toplam ne tuttu, hangi garanti verildi.
Yönetmelik ne diyor?
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği (Resmî Gazete, 13.06.2014, sayı 29029), tamire alınan mal için servis istasyonlarına iki belge yükümlülüğü getirir (madde 9):
- Malın teslim alındığını gösteren bir belge
- İş bitince doldurulup tüketiciye verilen servis fişi
Servis fişinde, servisin unvanı ve iletişim bilgileri, malın tüketiciye teslim tarihi, arızaya ve yapılan işleme ilişkin bilgi, garanti dışındaysa ücreti ve tüketicinin bilgileri yer alır. Yönetmelik, yetkili olmayan özel servislere bazı bilgilerde kolaylık tanır ve belgelerin kalıcı veri saklayıcısıyla (örneğin dijital olarak) verilebileceğini, tüketici isterse kâğıda basılması gerektiğini söyler.
Atölyenizin hangi hükümlere tabi olduğunu mali müşavirinize veya meslek odanıza danışın. Belgelerde kabul durumunu, yapılacak işleri ve müşteri onaylarını ayrı ayrı kaydedin.
Kâğıt mı, dijital mi?
Kâğıt iş emri kopyalı formla çalışır: bir nüsha müşteride, bir nüsha atölyede kalır. Sorun nüshanın kaybolması ve okunaksız yazıdır. Dijital iş emrinin farkları şunlar:
- Plakayı yazınca araç ve müşteri bilgisi kendiliğinden gelir.
- Kabul fotoğrafları iş kaydıyla birlikte tutulur.
- Müşteri iş emrini telefonundan görür, onayını oradan verir.
- İş bitince servis fişi aynı kayıttan oluşturulur, yeniden yazılmaz.
- Aynı araç tekrar geldiğinde önceki iş emrini ve fişi kayıttan inceleyebilirsiniz.
İş emri numarası ve arşiv
Her iş emrine sırayla artan bir numara verin. Numara yıl ile başlarsa (2026-0412 gibi) yıllar sonra bile hangi döneme ait olduğu görünür. Numara üç işe yarar: telefonda müşteriyle aynı işten bahsettiğinizden emin olursunuz, parça siparişini işe bağlarsınız ve aylık işleri numara ve tarihe göre listeleyebilirsiniz.
Arşivde iş emri ile servis fişi aynı numara altında durmalı. Kâğıt kullanıyorsanız ay ay klasörleyin, dijital kullanıyorsanız plakadan ve numaradan aranabilir olsun. Bir yıl sonra gelen garanti sorusu, ancak o gün bulunabilen belgeyle cevaplanır.
Servis fişinde garanti bilgisi
Takılan parçanın ve yapılan işçiliğin garantisi varsa servis fişine yazın: hangi parça, ne kadar süre ya da kaç kilometre, hangi durumlarda geçerli. Örnek:
Garanti süresini atölyenin kendi politikasına ve parçanın üretici garantisine göre belirlersiniz; yukarıdaki rakamlar yalnız örnektir. Önemli olan, sözün yazılı olmasıdır. Yazılı garanti hem müşteriye güven verir hem de garanti kapsamı dışındaki taleplerde atölyeyi korur.
Teslimde fişi anlatmak
Teslimde servis fişindeki işlemleri müşteriye açıklayın: "Ön balataları ve diskleri değiştirdik, yağ bakımını yaptık. Arka balatalar yüzde kırk civarında, bir sonraki bakımda bakarız." Yapılan işi, kullanılan parçayı ve sonraki kontrol önerisini ayrı ayrı belirtin.
Eski parçaları isteyen müşteriye vermek de güveni artırır. Bunu kabulde sormak en doğrusudur: "Değişen parçaları görmek ister misiniz?"
Sık yapılan hatalar
- Şikâyeti kısaltmak. "Ses var" yazan iş emri, teşhisi yeniden başlatır.
- Kilometreyi yazmamak. Kabul ve teslim kilometresi, bakım takibi ve araç kullanımının karşılaştırılması için gereklidir.
- Fiyat sınırı koymamak. Ek iş çıktığında müşterinin onayladığı iş ve tutar sınırı belirsiz kalabilir.
- Fişi teslimde unutmak. Müşteri parayı öder, belgeyi almadan gider; altı ay sonra garanti sorusunda elinizde hiçbir şey yoktur.
- Kayıtları ayrı yerlerde tutmak. İş emri, servis fişi ve tahsilat arasında ortak iş numarası yoksa kayıtları karşılaştırmak zorlaşır.
Sık sorulan sorular
İş emri formu zorunlu mu?
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği servis istasyonlarından, tamire alınan mal için teslim alma belgesi ve iş bitince servis fişi düzenlemesini ister. Atölyenin hangi hükümlere tabi olduğunu meslek odanız veya mali müşaviriniz netleştirebilir. İş emrinde yapılacak işleri ve onayları kaydedin.
Servis fişi dijital olarak verilebilir mi?
Yönetmelik belgelerin kalıcı veri saklayıcısıyla verilebileceğini söyler; tüketici isterse kâğıt olarak da verilmesi gerekir. Dijital fişin kopyasını müşteriye iletin; atölyedeki iş kaydıyla birlikte arşivleyin.
İş emrine fiyat yazmak zorunda mıyım?
Kesin fiyat sökmeden çoğu zaman bilinmez, ama tahmini bir aralık ve "bunu geçerse ararım" sınırı yazmak hem müşteriye güven verir hem de ek iş onayını kolaylaştırır.
Eski iş emirlerini ne kadar saklamalıyım?
Ticari defter ve belgeler için yasal saklama süreleri vardır; kendi durumunuz için mali müşavirinize sorun. Önceki iş kayıtlarını, sonraki servis işlemlerinde inceleyebileceğiniz şekilde arşivleyin.
