Periyodik bakım hatırlatma: tarih, kilometre ve mesaj takibi
Periyodik bakım hatırlatması için son bakım tarihini, kilometreyi ve aracın bakım aralığını kaydedin. Kilometre tahmini kullanıyorsanız bunun kesin bir ölçüm olmadığını müşteriye belirtin. Bu rehber hesap yöntemini ve hatırlatma mesajını anlatır.
Bakım zamanı nasıl hesaplanır?
Her aracın periyodik bakım aralığı üreticinin kullanım kılavuzunda yazar ve genellikle iki ölçüyle verilir: kilometre ve süre. Hangisi önce dolarsa bakım zamanı gelmiş sayılır. Bu yüzden atölyenin elinizde iki bilgi olmalı:
- Son bakımın tarihi ve kilometresi
- Aracın bakım aralığı (kilometre ve ay)
Süre kolay hesaplanır: son bakım tarihine aralığı eklersiniz. Kilometre ise zordur, çünkü aracın bugün kaç kilometrede olduğunu bilmezsiniz. Burada işe yarayan yöntem, aracın günlük ortalama kilometresini hesaplamaktır.
Günlük ortalama ile bugünkü kilometreyi tahmin etmek
Araç iki kez geldiyse elinizde iki kilometre ve iki tarih vardır. Aradaki kilometre farkını gün sayısına bölerseniz günlük ortalamayı bulursunuz.
| Bilgi | Örnek |
|---|---|
| Önceki geliş | 10 Mart, 96.000 km |
| Son geliş | 10 Eylül, 104.400 km |
| Geçen süre | 184 gün |
| Günlük ortalama | 8.400 km / 184 gün, yaklaşık 46 km |
| 15.000 km aralıkla sonraki bakım | 119.400 km, son gelişten yaklaşık 326 gün sonra |
Tablodaki aralık örnektir. Gerçek aralık aracın kılavuzunda yazanıdır. Bu hesap bir tahmindir. Kullanım değişirse sonuç da değişir; müşteriden güncel kilometreyi alarak bakım zamanını yeniden kontrol edin.
Ne zaman hatırlatmalı?
Atölye Defteri bakım görevini varsayılan olarak 14 gün önce gösterir. Müşteriyle iletişim zamanını kayıtlı bakım tarihine, kilometre tahminine ve müşterinin tercihine göre belirleyin. Hazır mesajı kontrol edip gönderme işlemini siz yaparsınız.
Örnek hatırlatma mesajı
Bu mesajın iyi yanları:
- Müşteriyi adıyla çağırır ve geçmişi hatırlatır: bu atölyenin aracını tanıdığını gösterir.
- Ne zaman ve neden yazıldığını söyler.
- Karar vermeyi kolaylaştırır: tek yapılacak şey bir gün yazmaktır.
- Fiyat ya da kampanya içermez; bir hizmet hatırlatmasıdır.
İzin konusu: hatırlatma mı, reklam mı?
Kampanya, indirim ya da tanıtım içeren mesajlar 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında ticari elektronik ileti sayılır ve tüketiciye gönderilmeden önce onay alınması, bu onayın İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi gerekir. Bakım hatırlatmasının hangi durumda ticari ileti sayılacağı, mesajın içeriğine bağlıdır.
En temiz yol şudur: aracı kabul ederken müşteriye "bakım zamanı geldiğinde size mesajla haber verelim mi?" diye sorun ve cevabı kaydedin. Mesaja kampanya eklemek istiyorsanız önce gerekli onayın alındığından emin olun. Ayrıntılı yükümlülükler için mali müşavirinize ya da bir hukukçuya danışın.
Bakım sırasında kontrol edilecekler
Bakım için gelen araç, atölyenin aracı ayrıntılı görebildiği nadir günlerden biridir. Kısa bir kontrol listesi hem müşteriye hizmettir hem de atölyeye iş getirir:
- Fren balatası ve disk kalınlığı
- Lastik diş derinliği ve basınç
- Akü durumu
- Silecek ve ampuller
- Sızıntı ve körük kontrolü
Bulduğunuz sorunu hemen yapmaya zorlamayın; müşteriye fotoğrafla gösterin ve önceliğini söyleyin. Onay alma yöntemi fiyat teklifi ve ek iş onayı yazısında.
Mevsim geçişlerinde kısa kontroller
Bakım zamanı gelmemiş müşteriyle de yılda birkaç kez temas kurmak için doğal fırsatlar vardır. Kış öncesi antifriz, akü ve lastik kontrolü; yaz öncesi klima kontrolü; uzun bayram tatili öncesi yol kontrolü. Bu kontroller müşteri için gerçekten faydalıdır ve atölyeyi akılda tutar. Bu tür mesajlar tanıtım niteliği taşıyabileceği için yukarıda anlatılan onay kuralına dikkat edin.
Muayene tarihi de bir hatırlatma sebebidir
Araç muayenesi tarihini bilmek ve yaklaştığında müşteriye haber vermek, onun için gerçek bir hizmettir. Muayene öncesi fren, far ayarı, egzoz ve lastik gibi muayenede bakılan noktaların kontrolü de atölyeye doğal bir iş getirir. Muayene süreleri aracın türüne ve yaşına göre değişir; güncel kuralları TÜVTÜRK'ün resmî sitesinden kontrol etmek gerekir.
Hatırlatmanın sonucunu ölçmek
Hatırlatma yapmaya başladığınızda birkaç ay sonra şu soruyu sorun: hatırlatma gönderilen müşterilerin kaçı geri geldi? Bu oran düşükse mesajın zamanını, dilini ya da kime gönderildiğini değiştirin. Sonucu düzenli gelen ve tek sefer gelen müşteriler için ayrı ayrı karşılaştırabilirsiniz.
Hatırlatmayı alışkanlık haline getirmek
Bakım kayıtlarını düzenli kontrol edin. Atölye Defteri kayıtlı tarih ve kilometre tahminine göre yaklaşan bakımları listeler. Müşterinin güncel bilgisini ve iletişim tercihini kontrol edip hazır mesajı siz gönderirsiniz.
Uzun süredir gelmeyen müşteriyi geri kazanmanın yolları için oto tamirhane müşteri takibi yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Periyodik bakım kaç kilometrede bir yapılır?
Aracın marka, model ve motoruna göre değişir; doğru aralık üreticinin kullanım kılavuzunda ve bakım kitapçığında yazar. Aralık genellikle kilometre ve süre olarak birlikte verilir ve hangisi önce dolarsa bakım zamanı gelmiş sayılır.
Müşteriye bakım hatırlatması göndermek için izin gerekir mi?
Kampanya ya da tanıtım içeren mesajlar için tüketiciden önceden onay alınması ve İYS kaydı gerekir. Hatırlatmanın içeriğine göre durum değişebileceği için en temiz yol, kabul sırasında müşterinin bakım hatırlatması almak isteyip istemediğini sorup kaydetmektir.
Kilometreyi bilmiyorsam bakım zamanını nasıl hesaplarım?
Araç en az iki kez geldiyse iki geliş arasındaki kilometre farkını gün sayısına bölerek günlük ortalamayı bulursunuz. Tek geliş varsa süre ölçüsünü kullanın: son bakım tarihine kılavuzdaki süre aralığını eklersiniz.
Hatırlatmaya cevap vermeyen müşteriye tekrar yazmalı mıyım?
Bir hafta sonra tek bir kısa hatırlatma yeterlidir. Ondan sonra yazmaya devam etmek müşteriyi rahatsız eder; bir sonraki bakım dönemini beklemek daha doğrudur.
