Tamirhanede yedek parça stok takibi: rafta ne var, ne bitti?
Yedek parça stok takibi için hangi parçadan ne kadar bulunduğunu ve hangi işte kullanıldığını kaydedin. Bu rehber raf sayımını, en az stok seviyesini ve parça kayıtlarını düzenlemek için genel bir yöntem anlatır.
Hangi parçalar stokta tutulmalı?
Stok takibinin ilk kuralı, neyin stokta durması gerektiğine karar vermektir. Her parçayı rafta tutmak paranızı rafa kilitler. Bir hafta boyunca hangi parçaları en sık kullandığınızı not alın; çoğu atölyede sık kullanılan parçaları belirleyin:
- Yağ, yağ filtresi, hava filtresi, polen filtresi
- Sık gelen modellerin balataları
- Ampuller, sigortalar, silecekler
- Antifriz, fren hidroliği, cam suyu
- Kelepçe, bağ, vida gibi sarf malzemesi
Bunların dışındaki parçaları işe göre sipariş etmek genellikle daha kârlıdır. Parçacıların aynı gün teslim ettiği bir yerdeyseniz stok listeniz daha da kısalır.
En az stok seviyesi
Stokta tuttuğunuz her parça için bir en az sayı belirleyin. Raftaki adet bu sayıya indiğinde sipariş zamanı gelmiştir. Sayıyı belirlemenin basit yolu şudur: bir haftada kaç adet kullanıyorsunuz ve parçacı kaç günde getiriyor?
| Parça | Haftalık kullanım | Tedarik süresi | En az stok |
|---|---|---|---|
| Yağ filtresi (sık model) | 6 | 1 gün | 2 |
| Hava filtresi (sık model) | 3 | 1 gün | 1 |
| Motor yağı (litre) | 40 | 2 gün | 15 |
Tablodaki rakamlar örnektir; kendi atölyenizin kullanımına göre doldurun.
Parçayı işe bağlayın
Stok takibinin asıl faydası, raftan çıkan her parçanın bir işe bağlanmasıyla gelir. Böylece:
- Parça faturaya ve teklife unutulmadan girer.
- Hangi araca hangi parçanın takıldığı aracın geçmişinde kalır.
- Otomatik stok düşümü olan bir sistemde kayıt güncellenir; rafı yine düzenli sayıp kayıtla karşılaştırın.
- Garanti kapsamında dönen parçanın hangi işten çıktığı bulunur.
Parçanın işe bağlanmadığı atölyelerde en sık görülen kayıp, takılıp faturaya yazılmayan sarf malzemesidir. Tek tek küçük tutarlar ay sonunda büyük bir rakama ulaşır.
Parça kodu ve tanımı
Aynı parçanın farklı markaları, orijinal ve eşdeğer seçenekleri olduğunda karışıklık başlar. Her stok kaydında şunlar olmalı:
- Parçanın açık adı (ör. "ön fren balatası")
- Hangi araçlara uyduğu
- Üretici parça kodu ya da OEM numarası
- Marka ve türü (orijinal, eşdeğer)
- Alış fiyatı ve satış fiyatı
Parça kodu, telefonda parçacıya doğru parçayı sipariş etmenin en kısa yoludur. Şasi numarasıyla birlikte verildiğinde yanlış parça gelme ihtimali çok düşer.
Rafı sayıp kayıtla karşılaştırın
Kayıt ne kadar düzenli olursa olsun, raf ile kayıt arasında fark oluşur. Ayda bir kez sık kullanılan parçaları sayın ve kayıtla karşılaştırın. Fark varsa nedenini bulun: işe bağlanmadan kullanılan parça mı, iade mi, kayıp mı? Bulduğunuz farkı ve düzeltmenin gerekçesini kaydedin.
Raf düzeni ve raf numarası
Parçanın kayıtta görünmesi yetmez, rafta da bulunması gerekir. Rafları harf ve numarayla adlandırın (A1, A2, B1) ve her parçanın kaydına rafını yazın. Parçayı arayan usta kayıttaki raf koduna bakabilir. Sık kullanılan parçaları göz hizasına, ağır parçaları alt rafa koymak da hem zaman hem de iş güvenliği kazandırır.
Tedarikçi takibi
Her parçanın kaydında kimden alındığı ve tedarikçinin telefonu bulunsun. Bu bilgi üç durumda işe yarar:
- Parça bitince kimi arayacağınız bellidir.
- Fiyatlar arasında karşılaştırma yapabilirsiniz.
- Garanti kapsamında dönen parçanın hangi tedarikçiye iade edileceği bellidir.
İki ya da üç tedarikçiyle çalışmak, birinde parça olmadığında işin durmasını önler.
İade ve garanti parçaları
Yanlış gelen ya da arızalı çıkan parçalar rafta unutulursa para da onlarla birlikte unutulur. İade edilecek parçalar için rafta ayrı bir köşe ayırın ve her birinin üzerine hangi işten çıktığını, hangi tedarikçiye gideceğini yazın. Haftada bir iade köşesini kontrol edin.
Parça fiyatlarını güncel tutun
Parça fiyatları sık değişir. Stoktaki parçanın satış fiyatını alış fiyatına göre güncel tutmazsanız, işin maliyet ve satış tutarı farklılaşabilir. Fiyatı güncellemek için ayrıca uğraşmak istemiyorsanız, teklif verirken parçacıdan güncel fiyatı alın ve teklife geçerlilik süresi yazın. Bunun ayrıntısı fiyat teklifi ve ek iş onayı yazısında.
Sık yapılan stok hataları
- Her şeyi stoklamak. Raf dolu görünür ama paranızın büyük kısmı yıllarca satılmayan parçada durur.
- Sarf malzemesini saymamak. Kelepçe, sprey, temizleyici gibi küçük kalemler faturaya girmezse ay sonunda ciddi bir tutar eder.
- Kaydı sonraya bırakmak. "Akşam yazarım" denen parça hiç yazılmaz. Parça raftan çıktığı an işe bağlanmalı.
- Tek tedarikçiye bağlı kalmak. O tedarikçide parça olmadığı gün araç lifte bekler.
- Sayımı hiç yapmamak. Kayıt ile raf arasındaki fark büyüdükçe kayda olan güven biter ve herkes yeniden göze güvenmeye başlar.
Sık sorulan sorular
Küçük bir atölyede stok takibi gerekli mi?
Rafta sık kullanılan birkaç düzine parça varsa evet. Amaç büyük bir depo yönetmek değil, bitmek üzere olan parçayı zamanında fark etmek ve takılan her parçanın faturaya girmesini sağlamaktır.
Stok takibi için Excel yeterli mi?
Başlangıç için yeterlidir. Sorun, raftan parça çıktığında Excel'in elle güncellenmesi gerekmesidir. Parçayı işe bağlayan bir program bu adımı ortadan kaldırır.
Hangi parçalar stokta tutulmamalı?
Nadiren kullanılan, pahalı ve modele özel parçalar. Bunları işe göre sipariş etmek parayı rafa kilitlemekten daha kârlıdır.
Müşterinin getirdiği parça nasıl kaydedilir?
Müşteri parçasını getirdiyse iş emrine "parça müşteriden" notu düşülür ve parça stoktan düşmez. Bu not, parçanın tedarik bilgisini kayda geçirir.
