Araç bakım takip programı: geçmişe bakın, yaklaşan bakımı görün

Aynı araç bakıma yeniden geldiğinde önceki işlemin tarihini, kilometresini ve ne yapıldığını bilmek önemlidir. Atölye Defteri araç bakım takip programı olarak atölyede kaydedilen ziyaretleri aynı araçla ilişkilendirir. Sonraki bakım bilgisi, son kilometre ve kullanım ortalaması yaklaşan bakımı incelemeye yardımcı olur. Müşteriyle ne zaman iletişim kuracağınıza kayıtları gördükten sonra siz karar verirsiniz.

Müşterinin takip panelindeki kayıtlı kilometre ve periyodik bakım işinin güncel aşaması; örnek kayıt ekranı

Bakım geçmişini araç kaydında tutun

Her gelişte yeni iş açarak yapılan bakım ve onarımın tarihini ayrı tutarsınız. İşin kilometre bilgisi, sonradan araç geçmişini incelerken bir referans olur. Atölyede kaydedilmemiş başka servis ziyaretleri bu geçmişte kendiliğinden görünmez. Yeni bir müşteri eski işlemlerini anlatıyorsa elinizdeki bilgiyi kontrol ederek kayda geçirmeniz gerekir.

Sonraki bakım için işletmenin kullandığı kilometre ve ay aralıkları ayarlanabilir. Teslim edilen işte sonraki bakım tarihi ve notu kayıtlıysa takip hesabı bu planı kullanır. Bakım notuna yapılacak kontrolü açık yazmak, müşteriyi aradığınızda yalnız bir tarih söylemek yerine hangi işlem için görüşeceğinizi hatırlatır.

Araç şu anda atölyede açık bir işle kayıtlıysa yeniden bakım çağrısı listesine alınmaz. Yeni bakım teslim edildiğinde tarihli yeni plan, önceki planın yerini alır. Böylece aynı araç için eski bakım kaydına dayanarak görüşme hazırlamaya devam etmezsiniz.

Tarih ve kilometre birlikte nasıl değerlendirilir?

Kilometre tahmini, son kayıtlı kilometreye o tarihten beri geçen günler ile günlük kullanım ortalamasının çarpımını ekler. Bakım kilometresiyle bu tahmin arasındaki fark yaklaşık kalan süreyi verir. Kayıtlı bakım tarihiyle kilometre hesabından erken olanı, yaklaşan bakım görevinde dikkate alınır.

Örneğin araç günlük kullanımına göre kilometre aralığına erken yaklaşıyorsa takvimdeki bakım günü henüz gelmeden listede görülebilir. Günlük kullanım ortalaması yoksa kilometre hesabı yapılmaz; kayıtlı bakım tarihi kullanılır. Bu değerler aracın o anki sayacından alınmış canlı ölçüm değildir. Kullanım değiştiğinde ortalamayı ve son bilgileri kontrol etmek gerekir.

Hatırlatmadan müşteriyle görüşmeye

Müşteri bilgilendirme alanında bakımı yaklaşan kaydı açın; tarih, son iş ve kilometre bilgisini inceleyin.
Gerekiyorsa müşteriden güncel kilometreyi öğrenin. Öneriyi aracın kullanımına ve yapacağınız bakıma göre değerlendirin.
Hazır WhatsApp mesajını açın; alıcıyı ve metni kontrol edip siz gönderin. Müşteriyle telefonla da görüşebilirsiniz.
Araç tekrar geldiğinde yeni iş kaydını ve gerçek kilometreyi girin; yapılan bakımın kaydını önceki ziyaretten ayrı tutun.